Walla Walla University 电子邮件策略

实现:12月. 2, 2008
每年审查一次

政策声明
沃拉沃拉大学致力于为学生发展和培养卓越的氛围, 教师, 和工作人员. As part of this commitment, 网上博彩澳门银河认识到网上博彩澳门银河有责任促进世界自然联盟大家庭所有成员之间高效和有效的沟通.

目的
电子邮件 is considered an official communication tool at WWU, appropriate use is essential and expected.

程序
学生, 教师, 和工作人员 are provided with a WWU email address. All campus computer software will default to WWU email accounts, internal emails will be sent only to WWU accounts (firstname.lastname@ycdwkj666.com).

电子邮件 is considered an official communication tool at WWU, appropriate use is essential and expected. 具体地说:

你的责任

1. Check your WWU email account frequently. Official university communications may be time-sensitive, 并负责及时收集和回复电子邮件通信.
2. Maintain your WWU email account. 发送到您的WWU帐户的官方电子邮件将被视为已收到. 您的电子邮件帐户应该保持，以便它可以继续接收官方通信. 向您的WWU帐户向IT帮助台报告技术问题或其他阻碍接收电子邮件的障碍.
3. Redirect WWU account messages at your own risk. 对于未在最终目的地收到的重定向电子邮件，WWU不承担任何责任. 如果您选择将您的电子邮件重定向到另一个电子邮件地址, 你有责任管理你的目标电子邮件帐户，以便能及时收到电子邮件.
4. Reply to email messages sent to your WWU account. 如果您无法及时回复收到的消息, 您有责任在适当的情况下通知发件人延迟和/或将发件人重新定向到其他联系人.
5. 使用适当的内容，语气和结构，当你从你的WWU帐户发送电子邮件.
   a. 世界大学致力于提供一个环境，承认每个人的内在价值和尊严(见世界大学的 Anti-Harassment Statement, 学生手册 Civility Statement). 从您的WWU帐户发送的电子邮件应符合本行为准则和这些声明的价值观. Prohibited emails include, but are not limited to, emails intended to harass or intimidate others, 传输违反版权或FERPA法律的材料的电子邮件, or emails that disrupt the business of WWU.
   b. 从您的WWU帐户发送的电子邮件应根据清晰的标准进行结构化, 准确的, appropriate communications. 关于WWU官方业务的电子邮件应包括WWU签名和以下指定的联系信息:
        乔迪•瓦格纳
        Vice President for University Relations and Advancement
        Walla Walla University | 204 S. 学院大街. | College Place, WA 99324
        T: (509) 527-2510 | F: (509) 527-2397 | E: 乔迪•.Wagner@ycdwkj666.com
        Facebook上的WWU | Instagram上的WWU |推特上的WWU
6. Report troubling or disruptive emails. 收到的电子邮件信息应该反映大学的行为准则和规定的价值观. If you receive email messages or content that is inappropriate, 威胁, 或贬义, 你应该及时将这些信息报告给人力资源总监(教职员工)或学生生活副总裁(学生)。.

Sending/receiving mass email
世界大学致力于促进大学大家庭所有成员之间高效和有效的沟通. 学生, 教师, 首先鼓励工作人员利用以下平台通知重要人群:

WWU应用
• Items/services for sale.
• Transportation services needed/available.
• Lost and found items.
•讨论/论坛.

公告
•即将举行的活动.
•公告.

然而, 大学认识到偶尔需要为管理目的或交流敏感信息而向重要人群传递信息.

1. 群发邮件标准. 处理世界水盟官方行政事务的信息和重要性质的信息可以通过群发电子邮件发送. These messages include, but are not limited to, official correspondence from WWU administration, power/system shutdowns or interruptions, weather alerts or disruptions, 以及时间敏感的通知(如最后一刻活动取消或搬迁)。. In general, mass emails should be:
        a. 短期 No more than two short paragraphs.
        b. 集中, Only one topic per email.
        c. 明确的, Subject lines and paragraphs are concise and descriptive.
2. Mass email list access. WWU代表的一个子集将不受限制地访问内阁指定的所有电子邮件列表. 这些代表有权根据网上博彩澳门银河的政策发送大量电子邮件. These representatives include, but may not be limited to:
        a. Marketing and Enrollment Services representatives.
        b. 风险 and 安全 Management representatives.
        c. 管理员.
        d. Distance learning representatives.
        e. Information Technology representatives.
        f. ASWWU Marketing officer (one email per week).
        g. Campus chaplain (one email per week).

电子邮件隐私
WWU将尽一切努力维护其电子邮件系统、网络和服务器的完整性. 任何驻留在WWU服务器上的电子邮件信息都是大学的财产. To improve traffic flow and reduce spam, the university may take steps to reallocate and reorganize systems, 网络和服务器, will consult with affected email senders/receivers accordingly.

虽然电子邮件的隐私将得到尊重，但数据的完整性无法保证. 因此, information that must be kept confidential should not be created, 传播, 收到了, or stored via a WWU email account.

电子邮件 communication can be legally actionable. 系统经理有权按照联邦政府的要求采取行动, 状态, 当地的法律, 或者法院命令. 系统经理有权调查涉嫌违反联邦或州法律的行为，并根据法律要求采取行动.

群发邮件标准
群发邮件可以由任何获得发送群发邮件权限的人发送. 这个列表是有限的，以努力保持世界大学电子邮件帐户的效率和有效性. 学生, 教师, 工作人员首先被鼓励使用学校的公告系统或WWU应用程序与重要人群沟通.

有机会发送大量电邮的个人，在发送大量电邮前，应考虑以下准则:

STEP 1: Evaluating mass email requests:

1. 这封邮件是副总裁授权的正式通信吗?
        a. 不，参见第二条.
        b. 是，请跳转到步骤2C.
2. 邮件中是否及时提供了有关WWU学生安全和准备的信息, 教师, or staff (such as weather alerts, 交通中断, 等.)?
        a. 不——见第三条.
        b. 是，请跳转到步骤2B.
3. Does the email contain timely information about system shutdowns, 延迟, 或威胁(例如服务器中断或关于欺诈性电子邮件的警报)?
        a. 不——见第4条.
        b. 是，请跳转到步骤2B.
4. 邮件是否包含时间敏感的信息，这些信息不能通过WWU应用程序或公告系统有效地传达(例如取消或更改校园活动的地点)??
        a. 否，参见步骤2A.
        b. 是，请跳转到步骤2B.

STEP 2: Routing mass email requests:

1. If you choose to deny the mass email request, alert the proposed email’s sender via email of your decision, 并通过WWU应用程序或公告系统建议其他通信方法.
2. If you choose to accept the mass email request,
        a. Edit the mass email to ensure it is:
             i. 明确的, subject lines and paragraphs are concise and descriptive.
             ii. 集中, only one topic per email.
             3. 短期 no more than two short paragraphs.
        b. Assemble collected mass emails into a single alert email.
        c. Distribute the alert email.
3. 该电子邮件将立即由授权的WWU代表分发.

Training/Education Communication
市场营销和大学关系部将根据需要向员工/学生/教师提供有关此政策的信息和任何适用的培训.